J’ai déjà entendu ces phrases « Quelle est la différence entre une wedding planner et une coordinatrice de lieu ? » « Nous n’avons pas besoin d’une wedding planner, il y a une coordinatrice sur le lieu de réception ! ». Alors oui c’est un plus mais une coordinatrice de lieu ne remplace pas une wedding planner (et inversement). Leurs rôles sont complémentaires et chacune facilite le travail de l’autre.
Pour aborder ce sujet, j’ai contacté Emilie qui est la coordinatrice lors des mariages au Domaine des Saints Pères. Nous avons échangé sur nos métiers respectifs, leurs différences et leurs complémentarités… Découvrez son interview ci-dessous.
1. Les rôles et périmètres
Comment définirais-tu le rôle d’une coordinatrice de lieu de réception, et jusqu’où vont tes missions lors d’un mariage ? À partir de quel moment interviens-tu auprès des mariés : avant le jour J, pendant, après… ?
Je dirai que mon rôle se résume 3 axes : être le lien entre le couple et le lieu, apporter des conseils aux futurs mariés et ma présence le jour J.
Dans un premier temps, je fais donc le lien entre les futurs mariés et le lieu de réception. A savoir que notre lieu gère également la restauration (partie traiteur). Je fais donc le lien sur l’aspect repas également, notamment pour l’adaptation des menus par exemple, ou quand ils peuvent amener leur champagne (s’ils décident de ne pas prendre celui proposé par le lieu). Dans ce cadre, je guide aussi les mariés sur ce qui est autorisé versus ce qui ne l’est pas. De plus, j’accompagne les mariés sur la répartition des chambres, notamment en précisant les chambres adaptées aux personnes à mobilité réduite.
Pour le 2ème axe de mon rôle, j’apporte des conseils aux futurs mariés. Je leur apporte les recommandations de prestataires ayant déjà travaillé dans notre domaine. Je peux aussi les conseiller sur l’aspect du planning et des horaires de la journée. La partie conseil prend plus de place et de temps en l’absence de wedding planner pour accompagner les futurs mariés.
Le jour J, je m’occupe de la coordination sur le lieu de réception. Je vérifie l’installation des tables et des chaises réalisées par nos équipes la veille, j’installe la cérémonie laïque. Je vérifie le timing/planning et je fais le lien avec la cuisine pour gérer les éventuels retards. Je guide aussi les invités pour s’installer à la cérémonie laïque. A noter que je ne quitte pas le domaine le jour J, donc je n’accompagne pas les couples pour la coordination de leur cérémonie civile ou religieuse…
2. Les attentes des mariés
Quelles sont, selon toi, les attentes ou les idées reçues que les couples ont le plus souvent concernant ton rôle de coordinatrice ?
Beaucoup ne savent pas ce que la coordinatrice de lieu fait le jour J. Je leur explique pendant la visite que cela leur permet de décharger d’une partie de leur stress du jour J. En amont, certains pensent que je suis wedding planner et cela amène de la confusion sur les limites de mon rôle. On m’a déjà demandé d’accompagner pour des essais de robe de mariée par exemple, mais je ne le fais pas. Je communique une liste de prestataires partenaires mais je ne les contacte pas pour établir les devis et je ne recherche pas d’autres prestataires si ceux proposés ne conviennent pas aux futurs mariés…
3. La coordination le jour J
Le jour du mariage, quelles sont tes priorités absolues en tant que coordinatrice de lieu ?
Ma priorité est de refaire le point pour que le timing soit parfait. Je vérifie que la cérémonie laïque est en place et que les petits détails de décoration comme les cadeaux invités sont installés (et je range les cartons pour éviter les petits bazars). J’accueille les prestataires et je leur indique leur lieu d’installation. Je fais également lien entre la cuisine, la salle et les mariés : si il y a un décalage, je fais en sorte de prévenir tout le monde.
En résumé, mon jour J ressemble beaucoup à celui d’une wedding planner mais je n’assiste pas à la cérémonie.
4. Les limites naturelles du rôle
Y a-t-il des missions que tu ne peux pas ou ne souhaites pas prendre en charge, et pourquoi ?
Une mission que je refuse (on me l’a déjà demandé) est d’officier une cérémonie laïque. J’ai déjà beaucoup d’autres choses à gérer et je ne peux pas prendre le rôle d’officiante en plus…
Une autre chose que je ne prends pas en charge est de prendre le micro pour annoncer quelque chose. Par exemple, je ne fais pas l’appel pour les photos de groupe…
5. La collaboration avec une wedding planner
Quand une wedding planner est présente, qu’est-ce que cela change concrètement pour toi dans l’organisation et le déroulé du mariage ?
Ça me change la vie ! Je fais environ un tiers (1/3) de mon travail habituel.
Sur l’organisation en amont, j’ai peu de contact en amont avec les futurs mariés et j’ai des points plus efficaces et rapide avec la wedding planner. Elle est pro et a l’habitude donc je gagne du temps. La mission que je conserve c’est l’organisation de la dégustation avec les mariés.
Sur le jour J, je reste présente mais si j’ai une question, je vais voir avec la wedding planner au lieu de voir avec les mariés. Je fonctionne de la même façon pour le lancement des animations.
Je reste le lien privilégié entre le domaine/traiteur et la wedding planner mais j’ai moins de lien avec les autres prestataires. Je les contacte une semaine environ avant le jour J pour finaliser avec eux les détails logistiques, mais c’est tout.
Avec une wedding planner, il n’y a pas de doublon dans les missions, il n’y a pas de concurrence.
Pour les futurs mariés qui font appel à une wedding planner, nous appliquons donc une réduction sur le tarif de la location de notre domaine.
6. La répartition des responsabilités
Comment vois-tu la répartition idéale des rôles entre une coordinatrice de lieu et une wedding planner ?
Pour le jour J, la répartition idéale est que je gère tout ce qui est lié au domaine (logistique, horaires, considérations pratiques, communication avec la cuisine) et la wedding planner gère tout le reste qui est « extérieur » au domaine…
7. Les bénéfices pour les mariés
Selon toi, qu’apporte la combinaison “lieu + wedding planner” aux mariés, par rapport à une organisation gérée sans wedding planner ?
L’avantage d’avoir une wedding planner pour l’organisation de son mariage est d’avoir un accompagnement complet (de A à Z) sur tous les aspects du mariage là où mon rôle sera restreint sur l’organisation autour du lieu.
De plus, la relation nouée avec une wedding planner est plus forte qu’avec moi car il y a plus d’occasion et de temps pour créer du lien.
Avoir une wedding planner c’est « ne pas réfléchir » pour son mariage, de façon positive. La wedding planner encadre et guide le process d’organisation, notamment sur la recherche de prestataires. En tant que coordinatrice de lieu, je ne « travaille » pas à la place des mariés sur ces aspects.
8. Les situations sensibles
As-tu déjà vécu des situations de stress ou d’imprévus où la présence d’une wedding planner a été un vrai plus ?
Oh oui ! En plein été, nous devions installer la cérémonie laïque et les mariés voulaient la vivre en extérieur. Mais la météo annonçait de la pluie et connaissant la région, je sais que les nuages arrivant de ce côté sont de mauvaise augure… J’ai expliqué cela aux mariés mais ils n’ont pas entendu mes arguments… Lors de l’arrivée de la wedding planner, elle est allée les voir et elle a su les convaincre d’accepter la cérémonie en intérieur. Et heureusement car il a plu des cordes ! C’est grâce à la wedding planner et à la confiance qu’ils ont noué ensemble qu’ils ont accepté le plan B.
9. Le conseil aux futurs mariés
Quel conseil donnerais-tu à des couples qui hésitent entre faire appel uniquement au lieu ou aussi à une wedding planner ?
Je leur dirai qu’ils doivent réfléchir par rapport à leur emploi du temps : ont-ils le temps d’appeler des prestataires pour demander des devis, puis les comparer ? Si la réponse est non, alors une wedding planner leur fera gagner du temps !
Autre question : ressentent-ils le besoin d’être cadrés ? En effet, il n’est pas possible de tout faire à la dernière minute et l’accompagnement par une wedding planner leur permet de faire les choses en temps et en heure.
Et enfin, ont-ils besoin d’avoir quelqu’une de confiance pour le jour J ? Les mariés lient plus de lien avec leur wedding planner qu’avec moi et cela peut être important pour se sentir rassuré pour vivre leur jour J sereinement.
Conclusion
Les missions d’une coordinatrice de lieu de mariage sont complémentaires avec celles d’une wedding planner. Une coordinatrice de lieu n’est pas une wedding planner (et inversement). Une coordinatrice de lieu accompagne moins les couples sur l’organisation en amont notamment pour la recherche et les contacts de prestataires. Le jour J, leur complémentarité est un atout pour les mariés et l’équipe de prestataires pour garantir le succès de la journée !
A noter que chaque lieu définit les missions de son coordinateur (s’il en a un). Parfois, le terme « régisseur » est utilisé mais les mariés n’interagissent pas avec lui en amont. Il est présent le jour J pour la gestion des parties techniques (lumière, mobilier, autre), mais ne fait pas forcément le lien avec les prestataires. Dans cet article, nous avons évoqué ce qu’Emilie réalise en tant que coordinatrice sur le Domaine des Saints Pères mais il faut se renseigner sur les missions et limites pour la coordinatrice de votre lieu…
J’espère que cet article vous aura permis de découvrir les différences entre wedding planner et coordinatrice de lieu, mais aussi comprendre que les deux métiers sont complémentaires pour permettre la réussite de votre mariage ! Vous souhaitez me contacter pour que je vous accompagne pour la coordination de votre mariage, vous pouvez le faire ici !
Photo de couverture par Endless Photographie
